Come organizzare un mercatino dei libri usati

Un ringraziamento speciale a Gianmarco Bulighin, Presidente del Comitato Genitori del Liceo Scientifico Tecnologico "C. Anti" di Villafranca (VR) per averci esposto in dettaglio (durante una riunione del CGS40 - Coordinamento Genitori e Studenti del Distretto 40 di Verona) la spiegazione che abbiamo trascritto qui sotto. 

Il Comitato dell'Anti organizza gia' da tempo il mercatino e quanto esposto e' frutto di aggiustamenti e migliorie studiate nel tempo alla luce di una pluriennale esperienza.

Nell’anno scolastico precedente.
Preparatevi per tempo, riunitevi, pensateci bene e mettete giu’ un piano d’azione. 
Dovete trovare i volontari, parlare con la scuola (dirigente e insegnanti), verificare lo spazio da adibire a mercatino: di quali arredi dispone (scaffali, tavoli, sedie), l’accessibilita’ e la possibilita’ di messa in sicurezza della “merce”.
Parlatene innanzitutto col Dirigente Scolastico. Non e’ infatti pensabile organizzare il tutto senza il suo consenso e la sua collaborazione (l’importante e’ non scaricargli addosso alcun peso o reponsabilita’)
Chiedete la collaborazione degli insegnanti: e’ necessario che, nei limiti del possibile, non cambino i libri di testo. Questo e’ piu’ facile per le materie umanistiche, un po’ meno per quelle tecnologiche. Parlatene per tempo durante i consigli di classe, chiedete al Dirigente di parlarne durante il Collegio Docenti. 
Comunque tenete presente che anche i docenti sono genitori e si rendono conto del costo dei libri: non dovrebbero fare fatica a venirvi incontro.
Comunicate a tutti i genitori (ricordatevi di quelli i cui figli entreranno in prima!) che ai primi di settembre ci sara’ il mercatino, indicando gia’ le date precise per la raccolta, per la vendita e per il ritiro dei volumi invenduti. (Questo evitera’ a molti di prenotare i libri presso le cartolibrerie, cosa che viene fatta in genere con largo anticipo). 
Attenzione: verificate in quale periodo vengono formate le classi prime. Se vengono formate solo all’ultimo momento, chiedete al Dirigente scolastico se e’ possibile anticipare la data in modo che le famiglie possano conoscere la sezione, e di conseguenza i testi, prima della fine del mercatino. Tenete conto comunque di questo problema prima di decidere le date delle vendite.
Procuratevi l’elenco dei libri adottati (in genere il CDI mette la questione all’ordine del giorno entro la fine di maggio), tenendo presente che se siete rappresentanti di classe vi devono essere stati preventivamente sottoposti per un parere (Art. 7 del TU).
Alla comunicazione allegate l’elenco dettagliato dei libri che intendete ritirare (cosi’ che non vi arrivino testi invendibili): materia, autore, titolo, codice isdn.

Ai primi di settembre (una settimana prima dell’inizio delle lezioni):

Raccolta dei libri usati.
Ogni genitore/ragazzo dovra’ presentarsi con i libri che intende vendere e col foglio con l’elenco dei libri debitamente compilato in due copie, con l’indicazione dei libri consegnati, nome, cognome e recapito. L’operatore che riceve il pacco dovra’ solo verificare che l’elenco su carta sia compilato correttamente, trattenere i libri ed una copia del modulo, e lasciare la seconda copia al venditore scrivendo la data e la propria firma per ricevuta.
Su ogni libro, inoltre, deve essere scritto il nome del venditore, per potere essere restituito se resta invenduto.
E’ sufficiente dedicare 2 mezze giornate al ritiro dei libri, cercando di differenziare gli orari. Per es: un sabato mattina ed un tardo pomeriggio (dalle 16:00 alle 20:00) di un giorno feriale, cercando anche di dare modo ai ragazzi di essere autonomi.
Alcuni libri potrebbero essere troppo rovinati, scritti, mancare di alcune pagine (es: schede staccabili) o di elementi accessori (es: cassette per i testi di lingua straniera) o ancora, essere edizioni precedenti (sarebbe meglio farsi dire dai professori se sono disposti ad accettare vecchie versioni). 
Non perdete tempo a controllarli al momento del ricevimento. Sara’ compito degli acquirenti farlo e, se il libro non ha i requisiti corretti, restera’ semplicemente invenduto.

Organizzazione
Una volta ricevuti tutti i libri, questi vanno riordinati, catalogati, contati e suddivisi. (Tenete presente che se per una scuola media potrebbero non essere molti, per una scuola superiore con 1200 iscritti i volumi sono stati circa 500).
Se avete a disposizione un computer potete usare un foglio excel per gestire tutto il vostro “magazzino”. 
Vi sara’ sufficiente indicare per ciascun volume:
nome del venditore
autore
titolo
codice isdn (e’ il codice merceologico che identifica univocamente i volumi. Se la versione del testo e’ cambiata, sara’ diverso anche questo codice).
Mettete il tutto in ordine di materia, titolo e venditore, per facilitare la ricerca al momento della vendita
Se la vostra scuola dispone di un sito web potete anche pensare di pubblicare l’elenco dei libri disponibili ed il numero delle copie (vi basta salvare il fogli excel con l’opzione html, magari togliendo il nome del venditore: con la privacy non si sa’ mai).

Vendita
Anche per la vendita due mezze giornate sono sufficienti, negli orari che vi abbiamo suggerito (comunque stara’ alla vostra esperienza valutare le fasce orarie, adeguandole nel tempo).
Fate in modo di essere in 4 o 5 volontari e organizzatevi bene i compiti. 
Dedicate una persona a gestire l’elenco (quello fatto eventualmente col foglio elettronico), dove dovra’ spuntare (con un evidenziatore) i volumi venduti, identificando esattamente sul foglio la riga corrispondente a quel preciso volume (sia sul libro che sul foglio trovera’ nome e cognome del veditore).
Una bella quadratura di cassa alla fine della giornata non guasterebbe...
Tenete presente che durante l’anno scolastico potrebbero arrivare nuovi studenti, ed i libri invenduti potrebbero ancora interessare.

Liquidazione
Un’ultima mezza giornata, a mercatino concluso, va’ ancora dedicata a pagare i venditori. Prima di procedere sara’ necessario riprendere il foglio con l’elenco dei libri e raggrupparli in base al nominativo del venditore e fare la somma degli importi dei libri venduti. (Anche questo con un computer e un foglio elettronico e’ piuttosto semplice).
Se ce la fate preparatevi tanti piccoli fogli, uno per ciascun venditore, con l’elenco dei libri e l’importo da liquidare. 
Quando qualcuno si presentera’ a riscuotere dovrete riconsegnare i libri invenduti (fate cercare i libri all’interessato e poi controllate che il nome su ciascun libro effettivamente corrisponda) e liquidate il resto. Evidenziate sul vostro elenco sia i libri restituiti sia qualli corispondenti all’importo liquidato (o prendetevi il foglio corrispondente al nominativo, per fare prima). Fatevi anche fare una firma per ricevuta accanto all’elenco dei libri.
In caso di contestazioni o confusione ricorrete al foglio con l’elenco dei libri consegnati che avevate ritirato insieme ai libri.

Prezzi
Se volete essere certi di non subire contestazioni: 50% del prezzo di listino sia per chi vende sia per chi acquista. In questo modo, siccome non ci guadagnate niente, nessuno potra’ nemmeno avere a pretendere niente. Succede spesso che poi qualcuno non venga a prendersi i soldi, per cui qualcosa in cassa puo’ comunque darsi che rimanga.
In ogni caso specificate bene, sull’avviso che avrete inviato a maggio, che non rispondete di eventuali volumi persi e/o rovinati. A guadagnarci sono le persone che vendono e acquistano, quindi e’ corretto che il rischio di qualcosa andato storto se lo assumano loro!
Viceversa: potete anche pensare di usare il mercatino per raccogliere fondi (nelle scuole non bastano mai). Anche per i docenti il sapere che avranno a disposizione piu’ fondi per laboratori e progetti, potrebbe essere un buon incentivo per rassegnarsi ad usare ancora il testo dell’anno precedente. Chiarite bene prima la destinazione di massima dei soldi se pensate che questo possa fare da incentivo o restate sul generico “fondi per la scuola” se ancora non avete deciso. In ogni caso specificate che a guadagnarci non siete voi. Vi eviterete eventuali grattacapi.

Per concludere
I suggerimenti che vi abbiamo dato sono ovviamente da calare nella vostra realta’. 
Nelle decisioni che prenderete ricordatevi sempre che tutto cio’ che fate e’ per i vostri ragazzi (ma non solo). 
Cercate di coinvolgerli e responsabilizzarli: per loro potrebbe essere una bella esperienza.
Ma anche se non riuscirete a convincerli a darvi una mano, tenete presente che comunque un messaggio importante lo state trasmettendo: la cultura del recupero, del riutilizzo, della cura delle cose (per potere essere rivenduto un libro va’ tenuto bene!) e del risparmio a contrastare quella che e’ diventata, soprattutto per loro, una triste normalita’: l’”usa e getta”, lo spreco, l’incuria, il non-valore dei soldi, il “tutto dovuto”.
Anche per i genitori sara’ una bella esperienza ed un modo per stabilire e/o fortificare dei legami, per conoscersi e per condividere... tutto cio’ che vi andra’ di condividere. 
Il vostro compito non e’ ancora finito. Avete ancora davanti l’ultima sera... per una bella pizza tutti insieme.